Η εξασφάλιση πολεοδομικής άδειας είναι πάντοτε αναγκαία πριν την έναρξη οποιασδήποτε ανάπτυξης. Σύμφωνα με τον περί Πολεοδομίας και Χωροταξίας Νόμο, η ανάπτυξη ορίζεται ως: «Η εκτέλεση οικοδομικών, μηχανικών, μεταλλευτικών ή άλλων εργασιών εντός, επί, πάνω και κάτω από ακίνητη ιδιοκτησία, ή η εκτέλεση οποιασδήποτε ουσιώδους μεταβολής στη χρήση οικοδομής ή άλλης ιδιοκτησίας». Σε περίπτωση που υπάρχει αβεβαιότητα για το αν απαιτείται η εξασφάλιση πολεοδομικής άδειας για κάποιο τύπο ανάπτυξης, είναι δυνατόν να υποβληθεί στην Πολεοδομική Αρχή αίτηση για καθορισμό. Για ορισμένους τύπους ανάπτυξης που καθορίζονται στο Γενικό και στα Ειδικά Διατάγματα Ανάπτυξης, δεν απαιτείται η υποβολή αίτησης για εξασφάλιση πολεοδομικής άδειας, αφού αυτή θεωρείται δοσμένη. Σημειώνεται, όμως, ότι η εξασφάλιση άδειας οικοδομής πριν την έναρξη οποιασδήποτε κατασκευής συνεχίζει να είναι αναγκαία με βάση τις πρόνοιες της σχετικής περί Ρυθμίσεως Οδών και Οικοδομών Νομοθεσίας. Σε άλλες περιπτώσεις, που καθορίζονται σε ισχύουσες Εντολές του Υπουργού Εσωτερικών, είναι αναγκαία η παροχή έγκρισης από την Πολεοδομική Αρχή. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο αιτητής υποβάλλει την αίτηση κατευθείαν στην αρμόδια Αρχή, η οποία έχει την υποχρέωση να ζητήσει την έγκριση από την Πολεοδομική Αρχή. Πληροφορίες για Πολεοδομικές Ζώνες και Σχέδια Ανάπτυξης Στα Γραφεία των Πολεοδομικών Αρχών και στις Επαρχιακές Διοικήσεις, είναι αναρτημένα και διαθέσιμα προς επιθεώρηση από κάθε πολίτη, οι Χάρτες και τα Σχέδια που αποτελούν μέρος όλων των δημοσιευμένων Σχεδίων Ανάπτυξης, όπως και τα λεπτομερή σχέδια Πολεοδομικών Ζωνών, καθώς και οι χαράξεις δρόμων πρωταρχικής σημασίας. Αντίστοιχες πληροφορίες υπάρχουν στα Γραφεία όλων των Δήμων και των Κοινοτικών Συμβουλίων, για τις οικείες περιοχές τους. Το κοινό μπορεί να προμηθευτεί τα τεύχη των Σχεδίων Ανάπτυξης από το Τυπογραφείο της Κυπριακής Δημοκρατίας. Τα Σχέδια Ανάπτυξης είναι, επίσης, καταχωρημένα στην ιστοσελίδα με την ηλεκτρονική διεύθυνση του Τμήματος Πολεοδομίας και Οικήσεως (www.moi.gov.cy/tph). Το προσωπικό των Πολεοδομικών Αρχών είναι σε θέση να παρουσιάσει τα Σχέδια σε ενδιαφερόμενους πολίτες, να παράσχει αναγκαίες πληροφορίες, ή και να υποδείξει από που είναι δυνατόν να εξασφαλισθούν λεπτομερέστερες πληροφορίες. Διαδικασία Υποβολής Αίτησης Οι αιτήσεις για χορήγηση πολεοδομικής άδειας υποβάλλονται από τον ιδιοκτήτη ή εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο του, στην οικεία Πολεοδομική Αρχή, (βλέπε Στοιχεία Επικοινώνίας των Πολεοδομικών Αρχώ στα σχετικά έγγραφα) ανάλογα με την περιοχή όπου βρίσκεται η ακίνητη ιδιοκτησία της ανάπτυξης. Η αίτηση, που πρέπει να υπογράφεται από όλους τους συνιδιοκτήτες της ιδιοκτησίας, υποβάλλεται σε τρία (3) αντίγραφα, και αποτελείται από το κατάλληλο έντυπο ΕΑ, συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο (παρακαλώ πατήστε εδώ για τον κατάλογο των διαθέσιμων εντύπων αιτήσεων) όπως και τα σχέδια, έγγραφα και άλλα στοιχεία (τίτλος ιδιοκτησίας, αποδεικτικά δημοσιεύσεων, κ.ο.κ.), που καθορίζονται ως αναγκαία, ανάλογα με την περίπτωση συνοδεύομενα από τα ακόλουθα αυθεντικά και πιο πρόσφατα έγγραφα: πιστοποιητικό Εγγραφής της ακίνητης ιδιοκτησίας˙ τρείς σειρές αρχιτεκτονικών σχεδίων και τοπογραφικό ρυθμιστικό σχέδιο που υπογράφεται από τον ιδιοκτήτη της ακίνητης περιουσίας και τον υπεύθυνο αρχιτέκτονα/πολιτικό μηχανικό˙ κτηματολογικά σχέδια˙ τίτλοι ιδιοκτησίας ή πιστοποιητικό τράπεζας σχετικά με υποθηκευμένη περιουσία˙ πιστοποιητικό Σύστασης ( σε περίπτωση που ο αιτών είναι νομικό πρόσωπο˙ πιστοποιητικό Διεύθυνσης Εγγεγραμμένου Γραφείου (σε περίπτωση που ο αιτών είναι νομικό πρόσωπο)˙ πιστοποιητικό Διευθυντών και Γραμματέα (σε περίπτωση που ο αιτών είναι νομικό πρόσωπο)˙ πιστοποιητικό Μετόχων (σε περίπτωση που ο αιτών είναι νομικό πρόσωπο)˙ πιστοποιημένο αντίγραφο του Ιδρυτικού και Καταστατικού (σε περίπτωση που ο αιτών είναι νομικό πρόσωπο)˙ πληρεξούσιο έγγραφο για τον αντιπρόσωπο της εταιρείας (σε περίπτωση που ο αιτών είναι νομικό πρόσωπο)˙ τέλος αίτησης ( πληρωτέο τοις μετρητοίς είτε με επιταγή) ανάλογα με το είδος της ανάπτυξης (Δες ισχύοντα τέλη στα συναφή έγγραφα). Σε ορισμένες περιπτώσεις η αίτηση για πολεοδομική άδεια πρέπει να συνοδεύεται από εξειδικευμένες μελέτες, όπως η Μελέτη Εκτίμησης των Επιπτώσεων στο Περιβαλλόν, Μελέτη Εκτίμησης Επιπτώσεων της Τροχαίας, Μελέτη Εκτίμησης των Εμπορικών και Κοινωνικών Επιπτώσεων. Αιτήσεις υποβάλλονται στο Γραφείο Εξυπηρέτησης Κοινού της Πολεοδομικής Αρχής, που στελεχώνεται από εξειδικευμένο προσωπικό, και ταυτόχρονα καταβάλλονται τα δικαιώματα που καθορίζονται ανάλογα με τον τύπο και το μέγεθος της ανάπτυξης. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί, μεταγενέστερα, ότι τα δικαιώματα που καταβλήθηκαν ήταν λιγότερα από τα αναγκαία, τότε είναι δυνατόν να κληθεί ο αιτητής να καταβάλει τα επιπρόσθετα δικαιώματα. Η Πολεοδομική Αρχή εκδίδει απόδειξη για τα καταβληθέντα δικαιώματα. Για σκοπούς υπολογισμού των απαιτούμενων δικαιωμάτων μπορεί να χρησιμοποιηθεί η ηλεκτρονικός υπολογιστής δικαιωμάτων ο οποίος βρίσκεται στην ιστοσελίδα του ΤΠΟ. Η Πολεοδομική Αρχή αποστέλλει στον αιτητή ή στον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο του, στην ταχυδρομική διεύθυνση που καταγράφεται στο έντυπο της αίτησης, Γνωστοποίηση λήψης της πολεοδομικής αίτησης. Η Γνωστοποίηση πληροφορεί τον αιτητή για οποιεσδήποτε προφανείς παραλείψεις στην αίτηση, ώστε να τις συμπληρώσει. Η ειδοποίηση θα περιλαμβάνει το τηλέφωνο επικοινωνίας το οποίο μπορεί να καλέσει ο αιτητής για να λάβει πληροφορίες σχετικά με την αίτηση. Μελέτη αίτησης Η Πολεοδομική Αρχή αξιολογεί την ανάπτυξη για την οποία υποβάλλεται αίτηση σύμφωνα με τις πρόνοιες του ισχύοντος Σχεδίου Ανάπτυξης, και λαμβάνει υπόψη κάθε άλλο ουσιώδη, ως προς την αίτηση, παράγοντα. Σε πολλές περιπτώσεις, η Πολεοδομική Αρχή δεν έχει οποιαδήποτε περιθώρια άσκησης διακριτικής ευχέρειας και για τον λόγο αυτό είναι υποχρεωμένη να αρνηθεί τη χορήγηση άδειας σε περίπτωση που δεν εφαρμόζονται πιστά οι βασικές πρόνοιες του Σχεδίου. Το προσωπικό της Πολεοδομικής Αρχής θα καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε να ενημερώνει τον αιτητή ή τον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο του, για οποιεσδήποτε ελλείψεις ή προβλήματα της αίτησης με τον απλούστερο και γρηγορότερο δυνατό τρόπο (προσωπικό τηλεφώνημα, μήνυμα με τηλέτυπο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κ.ο.κ.). Σε περίπτωση που δεν υπάρχει ανταπόκριση από τον αιτητή ή τον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο του, σε λογικό και καθορισμένο χρονικό διάστημα, η ενημέρωση θα γίνεται εγγράφως, ώστε να καταγράφονται επίσημα οι λόγοι της όποιας καθυστέρησης ή της απόφασης της Πολεοδομικής Αρχής, και θα τίθενται συγκεκριμένα και χρονικά όρια για ανταπόκριση. Σύμφωνα με τους σχετικούς Κανονισμούς, η Πολεοδομική Αρχή πρέπει να καταλήξει σε απόφαση, αναφορικά με κάθε αίτηση, σε περίοδο τριών μηνών από την υποβολή της. Παρόλα αυτά, είναι πιθανόν να μη γίνει κατορθωτό να τηρηθεί η προθεσμία των τριών μηνών, για διάφορους λόγους. Σε τέτοια περίπτωση, ζητείται από τον αιτητή να υπογράψει έγκριση παράτασης προθεσμίας του χρόνου μελέτης της αίτησης. Για να καταλήξει στην απόφασή της, η Πολεοδομική Αρχή συχνά διαβουλεύεται με άλλες Αρχές ή σώματα για τη συλλογή όλων των αναγκαίων στοιχείων. Καθυστερήσεις στη διαβούλευση συχνά προκαλούν καθυστέρηση στη λήψη πολεοδομικής απόφασης, ιδιαίτερα όταν οι απόψεις ορισμένων από τα πρόσωπα που συμμετέχουν στη διαβούλευση είναι μεγάλης σημασίας. Η πολεοδομική άδεια που χορηγείται από την Πολεοδομική Αρχή ισχύει για την καθορισμένη από τον Νόμο χρονική περίοδο των τριών ετών από την ημερομηνία χορήγησης της, εκτός αν καθορίζεται άλλη περίοδος στην άδεια, όπως προκύπτει από τις ειδικές συνθήκες της ανάπτυξης.